Essa decisão depende do número gramatical do emissor. Normalmente existe numa identificação dos intervenientes no fim do documento, com uma assinatura. Se este foi redigido por mais do que uma pessoa, as frases deverão tomar a pessoa "nós", no plural. Se uma pessoa está a publicar em nome de várias pessoas, também poderá usar o plural, desde que se dê a entender que as restantes concordam com a mensagem. Nos restantes casos, mesmo havendo uma pessoa que fala por uma entidade coletiva, o singular é o mais adequado. O exemplo a seguir é de uma simples carta, mas um ofício ou memorando pode seguir o mesmo molde (exibe entidades fictícias):
Venho por este meio informar que a sua pergunta a Álvaro Campos foi remetida. Deverá aguardar entre dois a três dias úteis pela sua resposta.
Os melhores cumprimentos,
O Secretário da Comissão de heterónimos Fernando Pessoa,
Ricardo Reis
A mesma lógica é imposta independentemente dos verbos utilizados no texto. O redator poderá optar ainda por reduzir o número de ocorrências de indicação do sujeito através da forma passiva, o que é feito frequentemente em artigos científicos e outros documentos formais.