Existe algum órgão que une ambos países em relação aos acordos ortográficos ou simplesmente existe uma troca de propostas entre o que deve ou não ser aceito ou removido da ortografia de cada país?
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Não existe um órgão unificado da língua portuguesa. Existe a Comunidade dos Países de Língua Portuguesa, mas é uma organização de integração política internacional que não tem nenhuma intenção explícita de normatizar a língua escrita ou falada.
Existe, sim, um Acordo Ortográfico que unifica a ortografia das diferentes variações da língua portuguesa. Este acordo previa a criação de um vocabulário comum a ser utilizado por todos os países signatários. Porém, a divergência nos prazos de adoção do Acordo gerou uma discrepância na interpretação destes termos, e cada país resolveu lançar seu próprio vocabulário.
A Academia Brasileira de Letras publicou o Vocabulário Oficial da Língua Portuguesa em 2009, que foi imediatamente aceita no país como oficial e já alcançou sua 5ª edição. Divergências internas entre a Academia de Ciências de Lisboa e o Instituto Camões abriu a brecha para o Instituto de Linguística Teórica e Computacional publicar o Vocabulário Ortográfico Português em 2010, mas o reconhecimento por parte do governo português só veio em 2011.
A Galiza, que não é signatária do Acordo, produziu em 2011 o Léxico da Galiza, com 800 palavras a serem incluídas em ambos os Vocabulários. O órgão responsável pela obra é a Academia Galega da Língua Portuguesa, já que o país não reconhece o português como língua oficial.
Moçambique decidiu basear-se nos vocabulários português e europeu para lançar seu próprio Vocabulário Ortográfico Nacional de Moçambique em 2016. Diferentemente dos demais vocabulários, o país decidiu publicar sob selo governamental, em vez de acadêmico. O Timor-Leste teve seu Vocabulário Ortográfico Nacional de Timor-Leste criado pela CPLP em 2015 e revisado pelo Instituto Nacional de Linguística de Timor-Leste e pela Universidade Nacional de Timor Lorosa’e.
Os demais países signatários (Angola, Cabo Verde, Guiné-Bissau, São Tomé e Príncipe) estão no processo de compor seus próprios vocabulários. A CPLP disponibiliza o Vocabulário Ortográfico Comum como forma de mitigar as diferenças regionais. Entretanto, esta obra não possui valor legal ou de normatização, já que cada país decide o Vocabulário que vai adotar a nível de governo federal.
Vale lembrar que os países possuíam prazos distintos para a ratificação do Acordo Ortográfico, e os termos relacionados ao Vocabulário eram vagos e passíveis de interpretações distintas. O fato de ter sido publicado antes ou depois não provê maior ou menor validade a qualquer dos Vocabulários.